Forretningsorden

Gældende for Sejs-Svejbæk Lokalråd, vedtaget den 13. januar 2014

§ 1 Formål
Lokalrådet arbejder på grundlag af vedtægter for Sejs-Svejbæk Lokalråd – herunder formål, valgregler og bestemmelse om årligt borgermøde.

§ 2 Konstituering
Lokalrådet konstituerer sig på første møde efter valget med formand, næstformand, sekretær og kasserer, jf. vedtægterne. Konstitueringen kan gentages. Lokalrådet kan frit nedsætte specielle udvalg, jf. Kommissorium for arbejdsgrupper.

§ 3 Økonomi
Kassereren fører regnskab over samtlige lokalrådets indtægter og udgifter. Regnskabsåret følger kalenderåret. Lokalrådets midler indsættes på konto i anerkendt pengeinstitut.  

§ 4 Mødeindkaldelse
Lokalrådet fastlægger møder for minimum et halvt år ad gangen. Indkaldelse til ordinære lokalrådsmøder udsendes med mindst en uges varsel af formanden. Mødeindkaldelsen skal indeholde forslag til dagsorden. Forslag til yderligere dagsordenpunkter sendes til formanden, som indpasser det i dagsordenen. Afbud til et lokalrådsmøde skal normalt gives til formanden senest dagen før mødets afholdelse. Hvis et medlem er forhindret, indkaldes 1. suppleanten om muligt. Lokalrådets møder afholdes for lukkede døre. Lokalrådet kan indbyde andre til at deltage i møderne, når der behandles spørgsmål af særlig interesse for dem eller lokalrådet ønsker sagkyndig assistance. Udover de fastlagte møder afholdes møder i fornødent omfang. Lokalrådet er forpligtet til at indkalde til borgermøde en gang om året, jf. vedtægterne.  

§ 5 Dagsorden
Ved lokalrådets ordinære møder skal dagsordenen minimum indeholde følgende punkter:
  1. Underskrift af referat fra sidste møde (jf. nedenfor) 
  2. Godkendelse af dagsorden 
  3. Korte meddelelser siden sidst: Formand/ næstformand/ kasserer/ sekretær/ andre (eks. Teknisk afdeling) 
  4. Nyt fra arbejdsgrupperne 
  5. Sager til behandling 
  6. Nyhedsbrev, PR og hjemmeside 
  7. Forslag til næste dagsorden 
  8. Eventuelt 
Dagsordenens punkter ledsages i fornødent omfang af bilag til brug for vurderingen af en aktuel sag. Endelig dagsorden udsendes 2-3 dage inden mødet. Formanden for lokalrådet er ordstyrer. Sekretæren for lokalrådet tager referat af møderne. Referatet udsendes efter første godkendelse af formanden senest 8 dage efter mødet til hvert medlem af lokalrådet pr. mail. Lokalrådsmedlemmerne har herefter 8 dage til at godkende referatet, hvorefter det offentliggøres på hjemmesiden. Referatet underskrives på førstkommende møde. Dagsorden og referat sendes til 1. suppleanten. Referat sendes til samtlige suppleanter.  

§ 6 Beslutninger

Lokalrådet er beslutningsdygtigt, når mødet er lovligt indkaldt jf. § 4, og når mindst 4 medlemmer er til stede. Uanset varsel kan et møde erklæres beslutningsdygtigt, når alle medlemmer er til stede og erklærer sig enige i mødets afholdelse og den behandlede dagsorden. I enkeltstående hastesager er det muligt at træffe beslutning via elektronisk kommunikation. I tilfælde af manglende enighed om vedtagelse af en beslutning, træffes afgørelse ved almindelig stemmeflerhed. Ved stemmelighed tæller formandens stemme dobbelt.

§ 7 Repræsentation

Lokalrådet udpeger på sine møder en repræsentant til at give møde eller repræsentere rådet i en aktuel sag. Repræsenterer man i en sådan aktuel sag rådet, handler man ud fra det mandat, der er vedtaget af det samlede lokalråd ved den pågældende sags behandling. Opstår der tvivl om lokalrådets mandat, kontakter man formand eller næstformand for en uddybning, eller sagen må behandles på et efterfølgende lokalrådsmøde.

§ 8 Ændringer i forretningsordenen
Ændringer af forretningsordenen kan foretages:

  1. såfremt det samlede lokalråd er enigt herom, eller 
  2. såfremt det besluttes ved almindelig stemmeflerhed på 2 på hinanden efterfølgende møder, indkaldt med fornødent varsel jfr. punkt 4. 

Forretningsordenen er vedtaget på lokalrådsmøde den 6. december 2005 og revideret den 6. december 2006, den 8. december 2009 samt den 13. januar 2014