Kommunikationspolitik

Gældende for Sejs-Svejbæk Lokalråd, senest revideret den 4. marts 2017

Internt

Det er formanden, der udtaler sig og underskriver på Sejs-Svejbæk Lokalråds vegne (jf. dog § 7 i vedtægterne). Ved formandens fravær træder næstformanden til. Den primære kontakt mellem møderne foregår via mail.

Arbejdsfordeling:

  • Dagsorden: Formand og sekretær. Ved afbud fra formanden: næstformanden.
  • Mødereferater: Sekretær
  • Regnskab: Kasserer
  • Arbejdsgrupperne: Henvendelser om emner der vedrører arbejdsgruppens område sendes videre til lokalrådets kontaktperson i arbejdsgruppen, jf. Kommissorium for arbejdsgrupper.
  • Nyhedsbreve, pressemeddelelser, hjemmeside og Facebook: Sekretær
  • Mailliste, hjemmeside og Facebook: Formand

Eksternt, skriftlig kommunikation

Nyhedsbreve:
Vi udsender information efter behov, ikke på bestemte fastlagte tidspunkter. Dog udsendes altid nyhedsbrev efter et lokalrådsmøde og/eller arbejdsgruppemøder. Nyhedsbrevet offentliggøres i ForeningsNyt (udkommer pt. 10 gange årligt).
Hjemmeside:
Silkeborg Kommune har stillet en hjemmeside til rådighed, som lokalrådet sørger for at vedligeholde. Den indeholder følgende underpunkter:

  • Lokalrådet (Medlemmer; Vedtægter; Forretningsorden; Kommunikationspolitik; Økonomi; Resultater; Lokalrådsvalg)
  • Projekter og visioner (Udviklingsstrategi; Kommuneplanlægning; Lokalplanlægning; De Små Fisk; Himmelbjergruten; Vandrestikort; Andre projekter og høringssvar)
  • Nyhedsbreve (de enkelte år)
  • Referater (Lokalråd; Borgermøder mv; Arbejdsgruppemøder;)
  • Sejs-Svejbæk (Kalender; Billeder).

Facebook:
Sejs-Svejbæk Lokalråd har en side på Facebook. Siden er offentlig og alle kan vælge at ”synes godt om”.
Tre medlemmer af lokalrådet (p.t. sekretær, formand og næstformand) er administratorer og kan lægge statusopdateringer (herunder links, fotos, video m.v.) og kommentarer på siden som Sejs-Svejbæk Lokalråd. Alle medlemmer kan skrive status, kommentarer m.v. i eget navn.

Nyhedsmails:
Der findes en mailliste, som borgerne kan melde sig til via hjemmesiden og til samtlige af lokalrådets arrangementer. Der udsendes mails efter behov.

Pressemeddelelser:
De sendes efter behov mellemrum til EkstraPosten og Midtjyllands Avis, specielt i forbindelse med borgermøder og andre arrangementer, hvor lokalrådet er medarrangør.

Korrespondance med enkeltpersoner:
Kontakt til borgerne i lokalområdet sker – udover do. – gennem borgermøder, netværk, arbejdsgrupperne og via direkte henvendelser fra borgerne.
Lokalrådet debatterer ikke offentligt med enkeltpersoner via medierne, men tager gerne kontakt og svarer på spørgsmål til de, der henvender sig direkte til os.
Lokalrådet vil hurtigst muligt kvittere for modtagelse af post/mail.

Samarbejde med eksterne parter:
Sejs-Svejbæk Lokalråd samarbejder løbende med Silkeborg Kommune. Nyhedsbreve og andre relevante informationer sendes til det lokale netværk via maillister.

Eksternt, mundtlig kommunikation:

Arbejdsgrupperne:
Arbejdsgrupperne oprettes i Sejs-Svejbæk Lokalråds regi. Udtalelser på arbejdsgruppens vegne sker gennem Sejs-Svejbæk Lokalråd. Se i øvrigt vores kommissorium for arbejdsgrupper.


Borgermøder og andre arrangementer:
Sejs-Svejbæk Lokalråd holder borgermøde én gang årligt. Evt. holdes også temamøder eller andet i løbet af året, hvis der viser sig et behov. Arbejdsgrupperne kan også afholde arrangementer. Desuden deltager lokalrådet i f.eks. Borgerforeningens arrangementer.

Vedtaget på Sejs-Svejbæk Lokalråds møde den 10. maj 2006.
Senest revideret den 4. marts 2017.